L’International Council Of Museum (ICOM) est l’organisation internationale des musées. Créée il y a 75 ans et comptant plus de 44 000 membres aujourd’hui, cette institution établit les normes professionnelles et éthiques pour les activités des musées à travers le monde.
Mediactive Group est un partenaire de l’ICOM depuis quelques années pour la captation et diffusion des réunions statutaires via Mediactive Broadcast. L’ICOM est donc naturellement venu vers Mediactive Digital pour répondre à une problématique de digitalisation à laquelle ils se devaient de répondre rapidement : Comment permettre à leurs membres de s’inscrire aux réunions statutaires suivant leurs profils, et récupérer in fine l’émargement des membres inscrits à travers une plateforme pérenne qui va permettre de gérer ces réunions et ces inscriptions chaque année.
Agora : Une plateforme d’inscription basée sur les statuts juridiques de l’ICOM
En amont du projet, le principal enjeu de l’ICOM est d’assurer à ses membres que les statuts juridiques de l’institution étaient appliqués à la lettre sur cette nouvelle plateforme. Nous avons donc travaillé en relation directe avec le pôle juridique afin d’établir la MOA du projet et d’en extraire un cahier des charges donnant lieu à une application fine des statuts de l’ICOM en termes informatiques.
Une gestion de projet gérée à travers des éléments visuels et praticables
Le cahier des charges possède ce problème récurrent : Comment faire valider au client un projet entièrement basé sur des règles informatiques et la redite de leurs règles métier ? Nous avons facilité l’accès à la validation du projet à travers la génération d’un wireframe fonctionnel qui a permis à la MOA de l’ICOM de se projeter et d’obtenir le résultat escompté. Nous avons ensuite ajouté à ce wireframe des fonctionnalités ergonomiques pour améliorer la sensibilisation des membres aux actions que chacun d’entre eux devait mener sur la plateforme :
- Modules d’actions à réaliser par étape
- Formulaires d’inscription améliorés en termes d’interface et donc de compréhension
- Accès directs aux éléments les plus importants suivant les profils
- Comptes à rebours avant les réunions
- Facilitation à l’émargement en 1 clic
- Accès aux Live vidéos, retransmission en direct des réunions
- …
Les maquettes basées sur le wireframe, la charte graphique de l’ICOM et sur les recherches ergonomiques de la direction artistique de Mediactive Digital ont été ensuite générées, dernière étape de la gestion de l’amont du projet.
Les fonctionnalités attendues de la plateforme d’inscription
La plateforme, baptisée Agora, permet en toute autonomie aux administrateurs des réunions institutionnelles de l’ICOM de créer autant de réunions que nécessaire pour l’année et d’en gérer :
- Les droits en visibilité et les droits d’inscription suivant les profils des membres
- Les dates de déclenchement des réunions, de l’émargement, des votes
- Les contenus textes en 3 langues et leurs images
- Le contenu et les règles fines des formulaires d’inscription
- La mise à disposition des documents liés à chaque réunion
L’application permet également aux administrateurs en ayant le droit de visionner et de corriger toutes les erreurs potentielles liées aux inscriptions des membres.
Lors des réunions, l’état des quorums est suivi en temps réel par les juristes de l’ICOM.
Lorsqu’un quorum est atteint les juristes et managers des réunions sont prévenus par SMS et la réunion peut dès lors commencer.
Ce système « digitalisé » des quorums a permis un gain de temps accru et un début des réunions statutaires à l’heure lors du congrès 2022 de l’ICOM à Prague, versus un recomptage manuel des émargements les années précédentes.
Le système de gestion des réunions de l’ICOM face au RGPD
La problématique du RGPD était bien sûr un prérequis concernant la plateforme qui gère des données à caractère personnel des membres de l’ICOM.
La gestion RGPD a été placée à plusieurs niveaux :
- Assurance de la prise en compte du « Privacy by default » dès la conception du site
- Visibilité des données personnelles aux administrateurs qualifiés uniquement
- Sécurisation de la plateforme
- Limitation des comptes administrateurs
- Purge des données après réunion
- Purge automatique des informations des formulaires de contact
En résumé
La plateforme a été utilisée par l’ICOM lors de réunions statutaires en début d’année 2022 avant d’être utilisée lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires de l’ICOM lors du congrès de Prague 2022.
La simplicité des processus d’inscription pour leurs membres et le temps gagné par l’ICOM pour la génération des quorums est un véritable succès de digitalisation pour cette institution.
Les règles complexes et fines définies par les statuts de l’ICOM et suivies en termes d’application par leur MOA et juristes a fait que la plateforme a permis d’appliquer informatiquement ce qui était précédemment suivi sur papier.
Au-delà de la gestion du présentiel, la diffusion Live des réunions sur la plateforme permet également de doter l’ICOM d’une capacité d’hybridation des réunions suivies par ses membres à travers le monde.